動画制作を外部に委託する際に「ヒアリングシート」が重要になることをご存じでしょうか。ヒアリングシートは、動画制作を依頼した企業が、どんな動画を作りたいのか把握するために用いられる資料です。完成形のイメージを擦り合わせたり、制作に向けた方針の認識を共有するために必要となる資料です。そのため制作会社だけでなく、依頼者側にとっても重要だといえるでしょう。
今回は企業のマーケティング担当者や動画制作を検討している人に向け、制作の際に重要となるヒアリングシートについて紹介します。
目次
【外注する場合】動画制作の流れ
動画制作を外部に委託する際、さまざまな工程を踏んで動画が完成します。工程の中でも「ヒアリング」を怠ると、完成形のイメージから乖離してしまう可能性があるため、事前に要望や目的などを準備することが必要でしょう。ヒアリングの重要性を理解するためにも、まずは動画の制作工程について紹介します。
イメージを近づけるため「ヒアリング」を行う
制作会社は依頼を受けると、最初に「ヒアリング」を行います。ヒアリングを行う理由は、クライアントが動画を作る理由や、動画制作の目的、ターゲットなどを確認するためです。また、このヒアリングをもとに絵コンテの制作や企画の立案、クライアントへの提案を行います。
そのため、動画の質はクリエイターの技術だけでなく、このヒアリングでどれだけ要望や目的を明確に伝えられるかで成果物に大きく影響するともいえます。
企画を行い、見積りをたてる
ヒアリングが終われば、予算決定や企画決定が行われます。制作会社は、ヒアリングで得た情報をもとに、クライアントの課題解決のためにどのような動画を制作するかや、映像表現の方法などを決定し、企画の提案書を作成します。
この提案書には動画の概要だけでなく、撮影に必要な予算や納期が記載されています。企画提案書の内容が制作目的や意図と合致しているか、しっかりと確認をしましょう。
企画が決定し、絵コンテやシナリオなど具体的な構成が始まると、大幅な変更が難しくなります。急な変更はスケジュールや予算に大きな影響を与えるため、できるだけ控えることが大切です。そのためには、提案書はしっかりと精査し、変更点や気になる箇所がある場合は制作会社にしっかりと伝えるようにしましょう。
撮影・編集後、試写を行う
絵コンテやシナリオの決定後は、それらをもとに撮影が行われます。一般的に撮影開始から試写できる状態になるまで数週間かかることを理解しておきましょう。しかし、これはあくまでも目安で、どのような動画にしたいのか、いつまでに動画が必要になるのかによって撮影期間は大きく異なります。
一般的に、アニメーション動画や静止画を多く使用する動画は撮影期間が短くなるケースがあります。しかし、スケジュールがタイトな芸能人を起用した撮影や、特殊機材が必要な撮影・編集を行う場合、数ヶ月から半年といった長い期間が必要になるケースも少なくありません。
また、実写動画や、専門色の強い動画の場合、撮影の際に担当者の現場立ち会いが必要か、確認する必要があります。
これらの撮影が終わり、試写で問題がなければ納品となります。
動画制作でヒアリングシートが重要な理由
先述したように、動画制作には、ヒアリングが重要となるため、事前にヒアリングシートの内容を確認し、社内で整理した上で記入しておくことをおすすめします。次項では、実際にヒアリングシートにどのようなことを記載するか、もしヒアリングシートにしっかりと記載できなかった場合のリスクを紹介します。
ヒアリングシートとは？
ヒアリングシートは動画制作を依頼したい企業と、動画制作会社が「どんな動画を作りたいか」という認識を一致させるためのシートです。そのため、依頼書や見積書とは性質が異なります。例えるなら、病院の問診票のようなものといえるでしょう。
そのため、クライアントが動画制作をする「目的」「ターゲット」「予算」「概要」などの一般的な依頼書で記載することだけでなく、理想的な参考映像やイメージといった、一般的な企業と交わす依頼書や見積書では記載しないことを記載します。
目的としては、どんな考えを持っているのか認識のすり合わせをするために記載するので、なるべく詳細に記載することをおすすめします。
重要な理由は？
ヒアリングシートが重要な理由は、このシートを起点に動画制作が行われるためです。
例えば、このヒアリングシートの記載が不十分の場合、制作会社がクライアントの意図を汲み取ることが難しくなります。イメージや意図の共有がずれたまま制作を行うため、イメージしていた動画にならない可能性が高いでしょう。
いくら技術が高い制作会社でも、クライアントの意図を把握できなければ実力を発揮することできません。そのため、ヒアリングシートは動画の質を左右する重要な資料といえます。
ヒアリングシートではどんなことを記載するのか
ヒアリングシートを正確に記入するためには、項目を把握する必要があります。今回はヒアリングシートでよく質問される内容を大まかに分類し、紹介します。
動画の目的
どのヒアリングシートにも必ず記載されている項目が動画制作の目的です。動画制作で何を目的としているのかを記載する項目ですが、制作に至った理由だけではなく、動画を通して「何を得たいのか」を記載するとよいでしょう。
例えば、新商品の広告動画なら「多くの人にリーチさせたい」というのが動画の目的だといえます。しかし、これだけでなく新商品がどういうコンセプトで作られたか、何を視聴者に知ってもらいたいか、など動画を作ることで何を得たのかを記載することで、制作会社にどんな映像に仕上げたいのかを伝えることができます。
ターゲット
ターゲットに関しての質問も、ヒアリングシートによくある項目だといえるでしょう。ターゲットに関して記載する理由は、動画の視聴者層や、年齢を把握するためです。このターゲットによって、動画のイメージや印象、伝え方が変わるため重要な項目になります。
例えば、若い人向けの商品の場合、30秒のテレビCMより、インターネットやSNS向けの10秒以下の動画のほうが適切な場合があります。また、ターゲットによっては映像のコンセプトが適切でなく、変更したほうがよい場合もあります。
ターゲットによっては動画の配信先や制作方法、提案内容が変わるため、具体的に記載するとよいでしょう。
予算と納期
予算と納期は、ヒアリングシートでは質問されないこともある項目です。しかし、制作に大きく関わる項目だけに、予算とスケジュールはヒアリングの段階で伝えるとよいでしょう。
場合によっては、ヒアリングの時点で予算が膨大にかかることが判明することがあります。また、有名人を起用することが多いテレビCMでは、スケジュールによっては制作できない場合があるでしょう。
また、テレビCMや会社の広報動画など、動画によってはクオリティが重視され予算が必要な動画もあるため、予算とスケジュールはヒアリングの時点で伝えておくことが大切です。
イメージや参考動画など
ヒアリングシートでしばしば記載されている項目がイメージや参考動画です。具体的な映像やイメージを記載することで、クライアントは、どんな動画を作りたいか把握できます。
また、具体的なサンプル映像があることで、制作会社とクライアントとの間で思い描いているイメージを明確に共有できるでしょう。他社の映像や、制作会社が過去に制作したものだけでなく、よりイメージに近い動画をネット上から用意するとイメージのずれを失くすことができます。
ヒアリングシートに記入する際はネット上のURLでも構いませんが、リンク切れなどが原因で消えてしまうことがあります。そのため、ヒアリングシートで伝えた動画は保存しておくとよいでしょう。
正確に記載するためには社内での事前準備が大切
動画制作を依頼する際は、目的やターゲットなど、動画で伝えたいことを事前に準備しておけば、漏れなく正確に伝わります。以下では、依頼を行う前に社内で行いたい準備について紹介します。
動画の目的を明確にしておく
制作会社に依頼をする前に動画制作の目的や、動画を通して得たい効果を明確にしましょう。なぜなら、動画を通して得たい効果をはっきりと決定することで、動画制作のゴールである目的が明確になるからです。
制作会社には、効率的に効果を得る方法を提案してくれる会社もありますが、社内で予め動画制作を行う目的について事前に話し合い、明確にしておくのがベターでしょう。目的をはっきりさせることで、制作会社との認識のずれを失くし、やり取りがスムーズになります。
コンセプトとターゲットの絞り込み
動画制作を依頼する前に、コンセプトやターゲットを社内で決めておくとスムーズに依頼ができます。
特に「どんなイメージを持った動画にするのか」「どんな考えがあって動画を作るのか」というコンセプトは大切です。コンセプトによっては同じ目的の動画でも、完成形が大きく異なることがあります。
制作会社によっては、コンセプトやターゲット設定を依頼できますが、自社のことは自社の人間にしかわかりません。そのため、決定してから依頼したほうがスムーズです。
イメージの固定化と資料集め
動画に限らずクリエイティブな活動はイメージ固めが大切です。創作前にイメージを具体化することで完成度が高くなります。
クリエイターのように大量の動画を視聴する必要はないですが、動画制作を依頼するのであれば、関連する動画やイメージに近い映像をいくつか確認しておくとよいでしょう。引き出しが多いと、理想的な参考動画を見つけられる可能性が高く、制作会社にイメージを具体的に伝えることができます。
また、動画制作では、より依頼者側のイメージに近づけるため、さまざまな資料が必要です。依頼する会社では当然の知識を記載した資料でも、制作の際に大きく役に立つことがあります。多くの資料を集めることで、スムーズに制作が進むでしょう。
ヒアリングの方法は会社によって異なる
ヒアリングシートは、会社によって質問項目は異なります。また、会社によってはヒアリングシートがない会社もあるため、その理由を解説します。
ヒアリングシートの項目は異なる
ネット上には、ヒアリングシートのテンプレートがいくつか存在するように、ヒアリングシートには決まった形式はありません。
そもそもヒアリングシートは、先述したように動画制作会社と依頼者のすり合わせのシートです。制作会社の考えが反映されているため、会社によって形式は異なりますが、質問内容の大筋は同じです。
そのため、ネット上に存在するテンプレートは、社内での企画に大きく役に立ちます。動画制作を依頼するか検討する際、社内での意識のすり合わせに利用するとよいでしょう。
制作会社によっては口頭でのヒアリングも
動画制作において、ヒアリングが重要であることが理解できたのではないでしょうか。しかし、会社によってはヒアリングシートがない会社も存在します。
弊社プルークスでは、ヒアリングシートを基に対面もしくはオンラインでの口頭ヒアリングを主に行っています。ヒアリングシートだけでなく、口頭でヒアリングを行う理由は、お客様と会話をすることでより丁寧なヒアリングができるからです。
特に、文字では伝わりにくい抽象的なイメージがある場合、対面でのヒアリングを行うことで、文字では伝わりづらい部分をお客様から聞き出すことができます。
また、会話を重ねた結果、要望の追加や、動画制作への疑問点などをその場で解決することも可能です。そのため「紙形式」で行うよりも、有意義なヒアリングを実現できるのです。
このような考えから、弊社では口頭によるヒアリングも実施しています。
ヒアリングシートを意識してスムーズな動画制作を
動画制作はクライアントと制作会社の間で、どれだけイメージを共有できたかで完成度が大きく異なります。ヒアリングは、そのイメージ共有を行ううえで、重要な作業といえるでしょう。
ヒアリングシートのご用意もありますので、ご興味がある方は一度お問い合わせください。
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動画制作のよくある質問
Q.動画制作ヒアリングシートのテンプレートはある？
動画制作の際のヒアリング事項として、「動画制作に至った背景」「動画で解決したい課題」「動画の演出方法」などを聞くと良いでしょう。また、「動画を見てもらいたいターゲット」や「動画で伝えたいこと」によって演出方法や構成も変わってきます。
Q.動画制作にヒアリングシートは必要？
ヒアリングシートは、依頼した企業と動画制作会社が「どんな動画を作りたいか」という認識を一致させるためのシートであり、制作を進めていく上での起点となるため、非常に重要です。
Q.動画制作のヒアリングシートに入れたほうが良い項目は？
動画の目的、ターゲット、予算と納期、イメージや参考動画を追加すると良いでしょう。
